Muita gente passa pela frustração diária de não conseguir finalizar tarefas. Você começa a escrever um e-mail, mas é interrompido pelo telefone. Ao desligar, vê avisos de mensagens na tela do computador e antes que possa checá-las, é chamado por um colega de trabalho. E assim, pulando de uma tarefa para outra, termina o dia com o desconforto de ter começado muitas coisas, concluído algumas e produzido bem menos que o ideal.

Mas a ciência garante que ninguém é multitarefa e já provou que quando tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo, só nos tornamos mais lentos e aumentamos as chances de erros. Mesmo com a capacidade de armazenar 50 mil vezes mais dados que todos os textos existentes na gigantesca Biblioteca do Congresso Nacional dos Estados Unidos, a mente humana é programada para processar uma informação por vez.

Por isso, esse comportamento comum no multitasking – estilo dos que desempenham várias tarefas ao mesmo tempo – começa a ceder espaço ao monotasking. Ou seja, nesse caso a concentração é voltada a fazer uma coisa de cada vez.

ESTRATÉGIAS E FERRAMENTAS PARA RENDER MAIS E GANHAR TEMPO

Método Pomodoro
Dividir o trabalho em vários períodos curtos de tempo e depois de cada um deles, ter breves intervalos de descanso. Está é a lógica do método criado pelo italiano Francesco Cirillo nos anos 80, enquanto estava na faculdade. Cansado de passar horas estudando sem aprender nada por conta da distração, ele olhou para um timer de cozinha no formato de um tomate (em italiano, pomodoro) e decidiu usá-lo como um cronômetro. Como o reloginho marcava um ciclo de 30 minutos, ele resolveu dividi-los em 25 de concentração e 5 de descanso.

- você vai precisar de: um cronômetro; uma folha para o seu inventário de atividades (registro de coisas que você precisa fazer, sem data definida); uma folha para afazeres do dia (toda manhã, você irá selecionar do inventário as atividades para aquela data. Liste-as em ordem de prioridade e coloque quantos Pomodoros irá gastar em cada uma. Crie uma seção de “Atividades Urgentes e Não Planejadas” para tarefas inesperadas); uma folha de registro (com data e descrição das atividades. Conforme forem completadas, registre o número de Pomodoros que foram necessários. Isso vai ajudá-lo a saber quantos Pomodoros você leva para fazer uma determinada tarefa);

- são 25 minutos de puro trabalho. Eles não podem ser interrompidos: não existe meio Pomodoro, nem um quarto. Se tiver que atender a um telefonema, cancele o Pomodoro e recomece um novo na sequência;

- ao final dos 25 minutos, dê um intervalo de 5, mesmo que esteja empolgado com o trabalho. O intervalo permite à mente assimilar o que foi feito. Na hora do descanso, levante, beba água, caminhe pelo escritório. Não faça nada que demande esforço mental. Se tiver vários e-mails para responder, tire um Pomodoro para isso;

- a cada 4 Pomodoros, faça um intervalo de 15 a 30 minutos;

- trabalhe Pomodoro após Pomodoro. Conforme as atividades forem completadas, risque-as da lista;

- não use o sistema em seu tempo livre, ou seu lazer pode virar um dever.

Para otimizar reuniões
A maior parte das reuniões que você tem é interminável e não leva a lugar nenhum, certo? Abaixo estão três técnicas que podem acabar com o blábláblá nos trabalhos em equipe.

- planejamento ágil: o método divide projetos longos em vários ciclos mais curtos, como de 10 a 15 dias. No início, é feita uma reunião, que dura em torno de meio período (4 horas) para planejar o trabalho. No final, há outra para avaliar o que foi feito.

- stand up meeting: é uma reunião tão rápida e objetiva que ninguém precisa sentar. Diariamente, se reúne um grupo de pessoas para um papo que dura, no máximo, 15 minutos em que cada um da roda diz o que fez no dia anterior, o que fará nesse e quais são seus principais obstáculos. Se alguém tiver uma solução, avisa ao colega.

- poker game: esse método é muito útil para definir prazos. Primeiro, se discute a abrangência da tarefa. Depois, usam-se cartas com números para estimar o tempo. Faz-se uma roda e todo mundo mostra a carta que escolheu. É vital que seja simultaneamente: se a pessoa mais experiente fala em 8 horas, o estagiário não vai dizer que são 2. Mas, às vezes, é.

Zen to Done
O escritor Leo Babauta também criou um método bem simples – o Zen to Done – que se resume a priorizar o que é relevante, focar no presente e desempenhar até o fim. Ele recomenda que, através das dicas abaixo, ao definir prioridades, levemos em consideração tarefas ligadas a objetivos maiores na vida, não somente ao dever.

- tenha uma manhã tranquila: não use a internet logo depois de acordar – ligue o computador apenas se for para escrever um texto enquanto toma café da manhã. Medite, caminhe ou simplesmente faça nada. Só descanse a mente;

- liste as tarefas: não comece o trabalho olhando e-mails ou acessando redes sociais. Faça uma lista de atividades diárias, mas apenas com as 3 tarefas mais importantes. Comece a execução pela primeira e só pare quando estiver 100% feita;

- limpe o ambiente: tire os papéis e jornais acumulados de sua mesa de trabalho. Lave aquela xícara de café suja;

- retome o foco: a cada uma ou duas horas, feche sites e aplicativos, ande um pouco e, então, volte à lista de prioridades e realize a próxima tarefa antes de se conectar e checar e-mails;

- desconecte-se: escolha um horário do dia para ficar sem ler e-mails e atender ligações. Avise às pessoas sobre isso;

- finalize o dia: reflita sobre o que foi feito, o que pode ser melhorado e no que precisa focar no dia seguinte. Descanse.

Tecnologia para desconectar
Conheça algumas ferramentas que bloqueiam sites tentadores e ajudam você a se focar enquanto trabalha no computador.

- Write Room (para Mac, iPad, iPhone)/ Dark Room (para Windows): esse editor de texto rola em tela cheia e não permite configurações. Esqueça as cores, itálicos e troca de fontes. Tudo o que você irá ver é seu texto, e seu foco estará totalmente nele;

- Typewriter (para Mac, Windows, Linux): esse outro programa de textos não tem ctrl+c/ctrl+v. Enquanto você escreve, não pode copiar, colar ou apagar nada. Não é possível sequer fazer correções ortográficas. O que significa imersão total: escrever sem parar;

- SelfControl (para Mac):  Esse é um software que bloqueia blogs, redes sociais e até seu e-mail por períodos que você determina. Mas cuidado: uma vez que a opção for feita, não tem volta. Só quando o tempo acabar;

- Readability (plugin do Google Chrome): para quem quer se livrar da poluição visual na web, já que remove de ícones a anúncios publicitários nos sites que você selecionar e deixa o conteúdo em uma página simples e legível;

- Concentrate (para Mac): você determina uma atividade (escrever, estudar etc.) e ações para se focar, como bloquear sites e fechar programas. Aí, é só clicar em “concentrate” e as distrações somem como num passe de mágica.

Fonte: Revista Galileu (edição de número 243, outubro de 2011).